QUY TRÌNH TIẾP NHẬN ĐƠN HÀNG

Quy trình này quy định cách thức thống nhất thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra xác nhận các đơn đặt hàng và lập lệnh sản xuất.

Quy trình này áp dụng cho việc tiếp nhận đơn đặt hàng và lập các lệnh sản xuất trong công ty.

 

TIẾP NHẬN ĐƠN HÀNG –       Nhân viên phụ trách tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng qua Fax, email,…

–       In đơn hàng, ký xác nhận và gửi khách hàng xác nhận lại

–       In mẫu, ký xác nhận mẫu và gửi khách hàng xác nhận lại.

LẬP HỒ SƠ SẢN XUẤT –       Lập hồ sơ sản phẩm

–       Lập yêu cầu sản xuất

–       Trình cấp trên phê duyệt

–       Lưu hồ sơ mẫu

CHUYỂN BỘ PHẬN LIÊN QUAN –       Chuyển hồ sơ cho Kế toán

–       Chuyển hồ sơ cho bộ phận sản xuất

–       Chuyển hồ sơ cho bộ phận Kho

–       Chuyển hồ sơ bộ phận Kỹ Thuật

QUY TRÌNH SẢN XUẤT

Nhằm đảo bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn về chất lượng trước khi nhập kho. Hạn chế sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất.

Quy trình này áp dụng cho việc sản xuất sản phẩm.

TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ –       Tiếp nhận yêu cầu sản xuất

–       Kiểm tra, đánh giá mẫu sản xuất

–       Lên kế hoạch điều độ sản xuất

–       Lập lệnh sản xuất

–       Trình ký

SẢN XUẤT –       Kiểm tra lại mẫu, các vật tư sản xuất liên quan

–       Thử mẫu sản xuất

–       QA, QC kiểm tra

–       Sản xuất hàng loạt

–       Kiểm tra quá trình sản xuất

THÀNH PHẨM SAU SẢN XUẤT –       Kiểm tra khuôn, các vật tư gia công,…

–       Gia công thử mẫu

–       Gia công hàng loạt

–       Kiểm tra quá trình gia công

CHUYỂN BỘ PHẬN LIÊN QUAN –       Chuyển bộ phận QC

–       Chuyển kho và kinh doanh lưu mẫu.

QUY TRÌNH KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

Quy trình này quy định phương pháp tiến hàng đánh giá chất lượng nhằm:

  • Đánh giá sự phù hợp với chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng.
  • Đánh giá năng lực, tính hiệu lực và hiệu quả của các quá trình trong việc đạt các mục tiêu chất lượng.
  • Đánh giá sự tuân thủ thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng.
  • Tìm ra các điểm yếu và các cơ hội cải tiến hệ thống chất lượng thông qua hành động khắc phục

Quy trình này áp dụng cho quá trình đánh giá chất lượng sản phẩm

LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TRA –       Tiếp nhận sản phẩm và mẫu

–       Lên kế hoạch định mức chất lượng.

ĐÓNG GÓI SẢN PHẨM –       Báo cáo về chất lượng sản xuất

–       Báo cáo số lượng đạt yêu cầu

–       Báo cáo hàng lỗi

–       Báo cáo số lượng hàng lỗi

–       Báo cáo kế hoạch khắc phục phòng ngừa

NHẬP KHO THÀNH PHẨM –       Nhập sản phẩm đạt chất lượng vào kho thành phẩm

–       Nhập sản phẩm không đạt chất lượng vào kho phế thải

–       Nhập sản phẩm dư vào kho tồn

CHUYỂN BỘ PHẬN LIÊN QUAN –       Chuyển bộ phận QC

–       Chuyển kho và kinh doanh lưu mẫu.

QUY TRÌNH GIAO HÀNG

Quy trình này quy định cách thức thống nhất thực hiện các bước giao hàng thành phẩm cho khách hàng.

Quy trình này áp dụng cho việc giao hàng thành phẩm cho khách hàng

LẬP KẾ HOẠCH GIAO HÀNG –       NV Phụ trách kinh doanh lập kế hoạch giao hàng

–       Chuyển kế hoạch giao hàng cho kho và bộ phận giao nhận

LÀM THỦ THỤC XUẤT KHO –       Thủ kho thực hiện thủ tục xuất kho

–       NV giao nhận Kiểm tra số lượng hàng hóa

–       Lập phiếu xuất kho và phiếu kiểm tra chất lượng hàng hóa

KIỂM TRA GIAO HÀNG –       Nhân viên giao nhận vận chuyển và giao hàng cho khách hàng

–       Các bên tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách tại nơi nhận hàng

HOÀN THẤT CHỨ TỪ
GIAO NHẬN, HÓA ĐƠN
–       Ký nhận chứng từ giao nhận với khách hàng

–       NV giao nhận trao trả lại các chứng từ cho phòng Kinh doanh và kế toán

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI

Quy trình này quy định phương pháp giải quyết khiếu nại của khách hàng nhầm

  • Phát hiện và giải quyết kịp thời, thỏa đáng khiếu nại của khách hàng.
  • Nhận biết các cơ hội cải tiến nhằm ngày càng nâng cao khả năng đáp ứng khách hàng

Quy trình này áp dụng cho quá trình giải quyết khiếu nại của khách hàng

GHI NHẬN Ý KIẾN KHÁCH HÀNG –       Khách hàng có thể phàn nàn, khiếu nại qua điện thoại, fax, thư tín, qua gặp gỡ nói chuyện trực tiếp hay gián tiếp qua người khác.

–       Mọi khiếu nại được ghi tập trung tại Sổ theo dõi khiếu nại của khách hàng

–       Thông báo thời gian phản hồi ý kiến của Khách Hàng.

THỰC HIỆN GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI –       Các phòng ban liên quan họp bàn giải quyết khiếu nại

–       Đưa ra và thống nhất cách giải quyết khiếu nại

–       Báo cáo cho Giám đốc về sự việc khiếu nại và cách thức giải quyết khiếu nại

–       Phòng KD bảo đảm liên hệ với khách hàng để xác nhận vấn đề khiếu nại đã được giải quyết thỏa đáng

THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC –       Lập phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa

–       Nhóm họp các bộ phận liên quan lập hồ sơ khắc phục

–       Lưu hồ sơ khắc phục ở mỗi phòng ban

–       Báo cáo Ban Giám Đốc